こんにちは！エー・オー・シーの人材開発室です。
私たちはお仕事を通して、人生を変えたい・豊かにしたいと考えている皆さんを全力サポートする会社です。
今回は「報連相を実践するときのポイント」についてお伝えしたいと思います。
「報連相」は、新入社員にとってはなるべく早く身につけたいスキルであり、入社時に研修を行う企業もあります。上司や先輩から「報連相を徹底しなさい」と指導されている方も多いでしょう。しかし、実際にどのように行えばよいのか分からず、効果的な報連相ができずに悩んでいる方も少なくないはずです。
この記事では報連相の重要性や、職場で実践する際の具体的なポイントなどを解説します。報連相を正しく身につけることが、スムーズな業務遂行に繋がります。ぜひ参考にしてください。
報連相とは？
「報連相」は、「報告・連絡・相談」の頭文字をとったビジネス用語です。
報告：自分の業務の進捗や結果、問題点を上司や関係者に伝えること
連絡：業務に関する情報や予定などを、関係者に共有して周知すること
相談：判断に迷う場面や問題が起きたときに、上司や同僚に助言を求めること
報連相は、職場でのコミュニケーションの基本です。組織が円滑に動くためには、それぞれの社員が積極的に情報を伝え、共有し、意思疎通を図ることが不可欠です。報連相は早い段階で身につけるべきスキルと言えるでしょう。
報連相はなぜ大事？
業務効率が良くなる
報連相がしっかり行われることで、上司は部下の進捗状況や課題を把握でき、適切なタイミングで指示を出したり、適切なアドバイスをしたりすることができます。また誰が何の業務をしているのか分かるようにすることで、行き違いを防ぐことができ、連携もスムーズにとれます。無駄を省いた効率的な業務運営が可能になります。
問題を早期に発見できる
報連相が徹底されていれば、小さな違和感や異変も早期に共有でき、問題が大きくなる前に対応できます。トラブルを未然に防いだり早期に解決したりすることは、企業にとって大きなリスク回避につながります。
チーム内の信頼関係を構築できる
報連相を欠かさず行うことで「この人はきちんと情報を共有してくれる」と周囲から信頼されます。また円滑に報連相を行うことでチーム内のコミュニケーションが活発になり、社員同士の距離が縮まります。信頼関係を深めることは、チームのパフォーマンス向上にもつながります。
報連相をしないとどうなるか
業務の進捗状況を把握できない
上司は部下の業務の進捗状況を把握できず、適切な判断や指示ができなくなります。進捗が遅れていても報連相がなければ、サポートが必要かどうかの判断ができません。後になって期日に間に合わないという事態になってしまうかもしれません。
ミスや問題が見逃されてしまう
情報の共有不足によりミスや問題が見逃され、後に重大なトラブルへと発展する可能性があります。会社や取引先に迷惑をかけることになれば、大きな損失を生んでしまうでしょう。また報連相がないと、どの時点で問題が発生したのか把握できなくなり、原因を特定して解決策を立てるのが難しくなります。
チーム内の連携が弱まる
チーム内の連携が弱まり意思疎通が取れなくなることで、業務の調整ができなくなり、抜け漏れが発生するなど効率の低下を招いてしまいます。仕事がスムーズに進まなくなれば、チームの士気も低下してしまいます。
報連相を行うコツ
以上のように報連相は仕事をしていくうえで重要なのですが、ただなんとなく行えばいいわけではありません。効果的な報連相のポイントを解説します。
適切なタイミングで行う
報連相は「今すぐに必要な情報」を伝えることが大切です。報連相が遅れると対応が後手になりますので、タイミングを見極めてなるべく早く伝えましょう。
・判断に迷う場面になったら相談する。
・業務の進捗が遅れて期日までに間に合わない場合や、スケジュールが変更になった場合など、それが分かった時点で報告、連絡を行う。
・長期にわたる仕事ならば、予定通りに進んでいても定期的に進捗を報告する。
ミスやトラブルは早急に報告する
ミスやトラブルの報告は、被害の拡大を防ぐためにも早急に行うのが鉄則です。「怒られるかも」とためらう気持ちがあるかもしれませんが、勇気を持って正直に伝えることが信頼につながります。
結論から伝える
報連相の基本は「結論ファースト」。結論を先に伝えることで、相手が話の全体像を把握しやすくなり、無駄なやりとりを防げます。詳細はその後に補足しましょう。メールなど文章で報連相をするときも、結論から先に書きます。
やってしまいがちなのが、起こったことを時系列順で長々と説明すること。これだと話の要点が分かりにくくなってしまいます。
簡潔かつ正確に伝える
具体的な事実や数字を交えて正確に伝わるようにしましょう。資料を見せながら伝えるのも効果的です。また相手がすぐに状況を把握できるように、必要な情報を端的に伝える方ことが大切です。要点を事前に整理しておくとよいでしょう。
事実と私見を分けて伝える
客観的な事実と、自分の解釈や予測を分けて話すことで、聞き手は正しく状況を理解できます。事実に基づいた情報を正確に伝えることが大切であり、「私はこう思う」という主観は、あくまで補足として伝えるのが基本です。
相手の都合に配慮する
報連相を行う際は、相手の都合にも気を配りましょう。相手も忙しい時間を縫って対応してくれています。最初に「〇〇の件で相談があるのですが、〇分ほどお時間よろしいでしょうか」と、何の用件か、どのくらい時間がかかるかを伝えておくと、相手はすぐ対応できるか、後から時間をとったほうがよいかを判断できます。また、メールやチャットで事前にアポイントを取るのも有効です。
解決策を考えておく
相談や報告をする際には、自分なりの対応案や改善策を持っておくと評価が高まります。単に問題を投げるのではなく、「どうしたら良いか」を一緒に考える姿勢が大切です。自分で考えてみる癖をつければ、自身の成長にもつながります。
まとめ
報連相は、円滑な業務遂行に欠かせないスキルです。ただの形式的なやりとりではなく、「伝えるべきことを、正しく・早く・わかりやすく伝える」ことが本質です。
特に新入社員のうちは、失敗を恐れず積極的に報連相を行うことが成長への近道です。この記事を参考に、早いうちにコツをつかんでおきましょう。
以上で、「報連相を実践するときのポイント」についてお伝えいたしました。
皆様のお役に立てたらうれしい限りです。ぜひ、引き続きよろしくお願いします。
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